Pamirškite „Inbox Zero“: naudokite OHIO el. laiškams surūšiuoti

Verslo žmogus, skaitantis el. laiškus išmaniajame telefone ir nešiojamajame kompiuteryje

NicoElNino / Shutterstock



El. paštas nėra nei miręs nei pasenusi . Tiesą sakant, jis didėja 10 ir daugiau milijardų el. laiškų per dieną ir per daug jų atsidurs jūsų pašto dėžutėje. Štai kaip susigriebti ir neleisti jiems užgožti.

Jei jūsų pašto dėžutė yra minimalistinio baltumo dykuma ir greitai susidorojate su retkarčiais gaunamais el. laiškais, kurie drįsta suteršti nesugadintą tvarkingumą, tai tikriausiai ne jums. Turime dar daug ką perskaityti, kurie jus labiau sudomins. Tačiau jei turite gautuosius, kuriuose yra šimtai, tūkstančiai ar net dešimtys tūkstančių el. laiškų, jums reikia būdo, kaip viską suvaldyti. „Inbox Zero“, kuria siekiama, kad jūsų gautieji būtų tušti, yra madinga, bet mes turime puikų sprendimą.





Mes sutelksime dėmesį į sistemą, žinomą kaip OHIO arba Tik tvarkyk vieną kartą, bet ne taip, kad daugelis žmonių ją neteisingai interpretuotų. OHIO yra informacijos valdymo principas, kuris paprastai sako, kad informaciją reikia tvarkyti tik mažiausią reikiamą skaičių kartų – idealiu atveju vieną kartą. Tai labai naudinga kaip efektyvumo priemonė. Tačiau, kaip ir visos geros idėjos, kai kurie žmonės ėmėsi kraštutinumų ir skelbė OHIO kaip auksinę taisyklę, kurią reikia suprasti pažodžiui. Tai ir nereikalinga, ir neduoda rezultatų, ypač kai kalbama apie el.

Ką reiškia OHIO?

Tik „Tvarkyti vieną kartą“ nereiškia, kad turėtumėte vieną kartą perskaityti el. laišką ir niekada jo neskaityti iš naujo – tai neturi prasmės. Kartais el. laišką reikia perskaityti kelis kartus, kad jį suprastum, ypač jei jį siunčiantis asmuo nesupranta trumpumo. OHIO taip pat nereiškia, kad daugiau niekada neturėtumėte matyti el. laiško turinio, kai jis bus paliktas gautuosiuose. Tai taip pat nėra prasminga, nes verčia jus atsakyti į kiekvieną el. laišką tada ir ten, negalvojant apie savo dabartinius prioritetus ar pareigas.



Tai, ką reiškia „Tik tvarkyti vieną kartą“, yra tai el. laišką gautuosiuose turėtumėte tvarkyti tik vieną kartą . Supratę el. laišką, turėtumėte su juo susidoroti – tvarkyti – ir ištrinti arba archyvuoti. El. laiške esančią informaciją galite matyti daug kartų daugiau kartų atlikdami užduočių sąrašo užduotį arba ruošdamiesi susitikimui, tačiau el. laiško daugiau niekada neturėtumėte matyti gautuosiuose. Su juo susitvarkysite tik vieną kartą.

Kodėl OHIO naudingas?

OHIO yra gana paprasta suprasti, bet kodėl mes tai rekomenduojame? Kokia nauda, ​​jei el. laišką gautuosiuose tvarkote tik vieną kartą? Na, atsakymas aiškus: jūsų pašto dėžutė nėra archyvas, šiukšliadėžė, dokumentų spinta ar sąvartynas. Tai pašto dėžutė!

Skelbimas

Kai gautuosiuose yra šimtai ar tūkstančiai el. laiškų, jie greitai užkasami – ir iš akies dingsta. Daug sunkiau rasti konkrečius el. laiškus, dėl to jūsų pašto programa veikia lėčiau (net jei pasiekiate el. paštą per naršyklę, pvz., „Gmail“) ir išeikvoja jūsų saugyklą (tai yra ypatinga problema, jei naudojate Outlook arba Apple Mail programėlės jūsų telefone).



Esmė: nėra prasmės laikyti visus el. laiškus gautuosiuose ir yra daug svarių priežasčių to nedaryti. Tik tvarkyk vieną kartą – tai sistema, kuri skatina jus tai daryti kažkas el. laišką, kai tik jį perskaitysite – kad jį tvarkytumėte – ir nesvarbu, ar suarchyvuosite el. laišką, ar jį ištrinsite, jis neliks jūsų gautuosiuose.

Ką tiksliai reiškia rankena?

Rankena reiškia, kad supratę el. laišką, atliekate vieną ar kelis iš šių dalykų:

  • Atsakykite į el. laišką.
  • Persiųsti el.
  • Suorganizuokite susitikimą dėl el.
  • Paverskite el. laišką darbų sąrašo elementu.
  • Nieko nedaryti (jei nereikia nė vienos iš keturių aukščiau pateiktų parinkčių)

Atlikę viską, ko reikia su el. paštu, jį ištrinate arba suarchyvuojate. El. laiško nepaliekate savo gautuosiuose, kai jį sutvarkote.

Šiuo metu neturite laiko tvarkyti el. Tai gerai – nesiekiate „Inbox Zero“, o gautuosiuose užsilikęs el. laiškas nėra nesėkmė, o tik užduotis, kurios dar neatlikote. Tiesiog būtinai sutvarkykite el. laišką, kai turėsite minutę.

Gerai, tai prasminga. Kaip įdiegti OHIO?

Lengviausias būdas įgyvendinti OHIO yra naudoti paprastą schemą.

Paprasta schema

Skelbimas

Tvarkote kiekvieną el. laišką, kurį turite gautuosiuose, ir tada jį ištrinate arba archyvuojate. Viskas.

Jei tai atrodo keistai paprasta, taip yra todėl, kad taip yra. OHIO kaip principas yra paprasta, o įgyvendinimas taip pat turėtų būti paprastas. Tikslas yra padėti jums susitvarkyti su gautaisiais, išvalant juos naudojant paprastą sprendimų priėmimo procesą. Kai žiūrite į el. laišką, atsakote į jį, persiunčiate jį, organizuojate susitikimą dėl jo, paverčiate jį darbų sąrašo elementu arba nieko nedarote, jei nė viena iš šių parinkčių nereikalinga. Tada ištrinate el. laišką, jei jums nereikia jo saugoti, ir suarchyvuojate, jei tai padarysite. Nuplaukite ir pakartokite su kitu el. laišku, kol gautieji bus tušti.

Jei tai įtartinai skamba kaip kitas būdas pasiekti Gautųjų nulis tada nesijaudink, taip nėra. Arba bent jau ne taip, kaip žmonės paprastai galvoja apie „Inbox Zero“. Taip, tuščia gautųjų dėžutė turi tam tikros naudos (ir pasitenkinimo), tačiau tai nėra pagrindinis tikslas. OHIO padės jums pasiekti srovė „Inbox Zero“ filosofijos taškas yra tas, kad gautuosiuose praleidžiate tik tiek laiko, kiek jums reikia, ir tai jums nesukelia streso.

Gali prireikti dienų ar savaičių, kol ištuštinsite gautuosius naudojant OHIO, todėl nenusiminkite. Kiekvienas el. laiškas, kurį siunčiate OHIO, yra pergalė! Ir tol, kol esate patenkinti laiškais, kuriuos gavote savo pašto dėžutėje, jums sekasi gerai. OHIO yra procesas, o ne tikslas. Štai keletas patarimų, kurie padės jums tai padaryti sėkmingai.

  • Pradėkite nuo šiandien bandydami tvarkyti el. paštą. Siekite, kad gautuosiuose nebūtų šiandienos el. laiškų, kai išeisite iš darbo vakare.
  • Kiekvieną penktadienį (ar bet kurią paskutinę darbo savaitės dieną) skirkite šiek tiek laiko, kad galėtumėte apdoroti bet kokius praėjusios savaitės el. laiškus.
  • Nustatyti skaitymo srities parinktis „Outlook“ taip, kaip jums patinka, arba „Gmail“ įjunkite paslėptą peržiūros sritį.
  • Jei naudojate „Gmail“, turite mygtukus Archyvuoti ir Ištrinti. Naudoti juos!
  • Jei naudojate „Outlook“, nustatyti greitą žingsnį pažymėkite elementą kaip perskaitytą ir suarchyvuokite jį vienu paprastu žingsniu.
  • Naudokite išmanųjį telefoną el. paštui tvarkyti, kai esate eilėje parduotuvėje, traukinyje, sėdite „Uber“ ar „Lyft“ automobilyje arba kai turite šiek tiek laiko per darbo dieną.

Visų pirma, tęsk! El. laiškas gausis ir toliau, bet jei galėsite jį pasiekti naudodami OHIO, ateityje bus daug lengviau jį sužinoti.

SKAITYTI KITAS Rob Woodgate profilio nuotrauka Robas Vudgeitas
Robas Woodgate'as yra rašytojas ir IT konsultantas, turintis beveik 20 metų patirtį privačiame ir viešajame sektoriuose. Jis taip pat dirbo instruktoriumi, techninės pagalbos asmeniu, pristatymo vadovu, sistemos administratoriumi ir atliko kitas pareigas, susijusias su žmonių ir technologijų suderinimu.
Skaityti visą biografiją

Įdomios Straipsniai